MAKALAH IMPLEMENTASI TQM DALAM PENDIDIKAN

MAKALAH

“IMPLEMENTASI TQM DALAM PENDIDIKAN”

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan

Dosen : Abdul Goffar, S.Pd.I, M.Pd.I

Kelompok  :

1. Siti Ayu Wulandari

2. Indah Noviyah

3. Wasiyah

Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI)

AT-Taqwa Bondowoso

Jln. Hos Cokroaminoto Kademangan Bondowoso

KATA PENGANTAR

Puji syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT Yang Maha Esa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, dan Taufik sehingga saya dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “IMPLEMENTASI TQM DALAM PENDIDIKAN”.

Saya menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu saya harapkan demi kesempurnaa makalah ini.

Akhir kata, saya sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga makalah ini bisa berguna bagi kita semua khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca. Amin

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Bagi setiap institusi, mutu adalah agenda utama dan meningkatkan mutu merupakan tugas yang paling penting. Walaupun demikian, ada sebagian orang menganggap mutu sebagai sebuah konsep yang penuh dengan teka teki. Mutu dianggap sebagai suatu hal yang membingungkan dan sulit untuk diukur. Mutu dalam pandangan seseorang terkadang bertentangan dengan mutu pandangan orang lain, sehingga tidak aneh jika ada dua pakar yang tidak memiliki kesimpulan yang sama tentang bagaimana menciptakan institusi yang baik.

2. Rumusan Masalah

1.      Pengertian Total quality management ?

2.      Apa implementasi TQM di lembaga pendidikan ?

3.      Bagaimana hambatan TQM di lembaga pendidikan ?

4.      Bagaimana peranan manajemen dalam implementasi TQM ?

5.      Bagaimana pendekatan implementasi yang harus dihindari ?

6.      Bagaimana fase-fase implementasi TQM ?

3. Tujuan

1.      Memahami pengertian Total quality management

2.      Memahami implementasi TQM dilembaga pendidikan

3.      Memahami hambatan TQM dilembaga pendidikan

4.      Memahami peranan manajemen dalam implementasi TQM

5.      Memahami pendekatan implementasi yang harus dihindari

6.      Mengetahui fase-fase implementasi TQM

BAB II

PEMBAHASAN

1. Pengertian Total Quality Management

Total Quality Management (TQM) adalah suatu pendekatan dalam usaha memaksimalkan daya saing melalui perbaikan terus-menerus atas jasa, manusia, produk dan lingkungan. Di dalam total quality management (TQM), terdapat serangkaian usaha untuk memaksimalkansemua fungsi organisasi dalam falsafah holistis yang dibangun berdasarkan konsep mutu, kerja tim, efektifitas, dan prestasi serta kepuasan pelanggan.

Ini menunjukkan bahwa TQM merupakan suatu sistem manajemen yang menyangkut mutu sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Di dalam total quality management yang di utamakan adalah pertama, total. Total dalam TQM merupakan strategi organisasional menyeluruh yang melibatkan semua jenjang dan jajaran manajemen dan karyawan, bukan hanya pengguna akhir dan pembeli eksternal saja, melainkan pelanggan internal, pemasok, bahkan personalia pendukung. Kedua, kualitas. Kualitas di mana TQM lebih menekankan pelayanan kualitas, bukan sekedar produk bebas cacat. Kualitas di definisikan oleh pelanggan, ekspektasi, pelanggan bersifat individual, tergantung pada latar belakang sosial ekonomis dan karakteristik demokrafis. Ketiga, manajemen. Manajemen di dalam TQM merupakan pendekatan manajemen, bukan pendekatan teknis pengendalian kualitas yang sempit.

2. Implementasi Total Quality Management (TQM) di Lembaga Pendidikan

Mutu dapat di ukur dari kepuasan pelanggan atau penggunaan pendidikan. Beranjak dari hal tersebut maka implementasi total quality management di lembaga pendidikan ada beberapa hal yang harus diperhatikan.

1.      Adanya perbaikan secara terus-menerus (continuous improvement). Perbaikan senantiasa dilakukan secara terus-menerus oleh pihak lembaga pendidikan atau sekolah ke arah peningkatan yang lebih baik.

2.      Adanya standar mutu, setiap lembaga pendidikan atau sekolah pasti mempunyai standar tersendiri untuk mengembangkan mutu lembaga tersebut. Adanya standar ini bertujuan sebagai dasar atau landasan dalam pengembangan mutu. Dengan adanya standar, lembaga pendidikan berusaha keras untuk mengembangkan lembaganya.

3.      Adanya perubahan budaya atau kultur (change of culture). Pada tahap ini lembaga pendidikan harus pandai dalam menyeleksi budaya atau kultur yang ada pada lembaganya. Budaya yang negatif sebaiknya ditinggalkan, sedangkan budaya yang positif sebaiknya dipertahankan.

4.      Adanya perubahan organisasi, organisasi yang di anggap kurang efektif hendaknya juga di tinggalkan. Organisasi harus di arahkan pada upaya pengembangan dan peningkatan mutu pendidikan.

5.      Adanya usaha untuk mempertahankan hubungan baik dengan para pelanggan. Hubungan baik dengan para pelanggan pendidikan memang seharusnya selalu dijaga dengan baik. Agar hubungan tersebut tetap terjaga dengan baik, harus ada komunikasi yang terjalin antara pihak lembaga pendidikan atau sekolah dengan pelanggan pendidikan

Prosedur dalam mengimplementasikan TQM pada dasarnya menempuh tiga tahapan persiapan, pengembangan sistem, implementasi sistem sebagai berikut:

1.      Persiapan adalah aktivitas pertama dan utama yang harus dilakukan sebelum TQM dikembangkan dan dilaksanakan. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah membentuk tim dan melaksanakan pelatihan TQM bagi tim. Merumuskan model atau sistem yang akan dikembangkan sebagai nama implementasi TQM, membuat kebijakan berkaitan dengan komitmen anggota organisasi untuk mendukung TQM, membuat kebijakan berkaitan dengan komitmen anggota organisasi untuk mendukung TQM, mengomunikasikan kepada semua anggota organisasi berkaitan dengan adanya perubahan, melakukan analisis faktor pendukung dan penghambat organisasi, dan melakukan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan.

2.      Pengembangan sistem, berdasarkan tahapan persiapan, pengembangan sistem dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: peninjauan dan pengembangan model atau sistem yang ada melalui penyusunan dokumen sistem kualitas, melakukan pelatihan, dan sosialisasi prosedur dan petunjuk kerja kepada tim-tim yang ditentukan secara tuntas, serta melakukan penyiapan akhir, baik sumber daya manusia maupun nonmanusia secara cermat dan akurat dalam memasuki tahapan implementasi sistem kualitas.

3.      Implementasi sistem menunjuk pada langkah-langkah sebagai berikut: melaksanakan uji coba sistem jaminan kualitas dalam lingkup tertentu berdasarkan siklus PDCA (plan, do, check, act) anggota tim menginformasikan kepada pimpinan maupun steering commite berkaitan dengan uji coba sistem jaminan kualitas yang telah dilaksanakan secara rinci.[1]

3. Hambatan Implementasi Total Quality Management (TQM) di Lembaga Pendidikan.

Setidaknya terdapat dua faktor yang dapt menjelaskan mengapa upaya perbaikan mutu pendidikan selama ini kurang atau tidak berhasil. Pertama, strategi pembangunan lebih bersifat input oriented. Strategi yang demikian lebih bersandar kepada asumsi bahwa bilamana semua input pendidikan telah dipenuhi, seperti penyediaan buku-buku (materi ajar) dan alat belajar lainnya, penyediaan sarana pendidikan, pelatihan guru dan tenaga kependidikan lainnya maka secara otomatis lembaga pendidikan (pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi) akan dapat menghasilkan output (keluaran) bermutu sebagaimana diharapkan.

Kedua, pengelolaan pendidikan selama ini masih bersifat macro oriented, diatur oleh jajaran birokrasi ditingkat pusat. Akibatnya banyak faktor yang diproyeksikan ditingkat makro (pusat) tidak terjadi atau tidak berjalan sebagaimana mestinya ditingkat mikro (lembaga pendidikan). Dengan kata lain, kompleksnya cakupan permasalahan pendidikan, seringkali tidak dapat terpikirkan secara utuh dan akurat oleh birokrasi pusat.

Pendidikan yang bermutu adalah pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan (output) yang memiliki kemampuan atau kompetensi, baik kompetensi akademik maupun kompetensi kejuruan, yang dilandasi oleh kompetensi personal dan sosial, yang secara menyeluruh disebut sebagai kecakapan hidup (life skill). Pendidikan kecakapan hidup adalah pendidikan yang bermutu, baik quality in fact maupun quality in perception. Untuk dapat meningkatkan mutu, pendidikan harus dapat melaksanakan pengelolaan yang di dasarkan pada peningkatan mutu pendidikan.

Secara terperinci, tujuan dari program manajemen peningkatan mutu, antara lain sebagai berikut:

1.      Mengembangkan kemampuan pimpinan lembaga pendidikan bersama guru, unsur komite sekolah/majelis madrasah dalam aspek manajemen berbasis sekolah untuk meningkatkan mutu sekolah.

2.      Mengembangkan kemampuan lembaga pendidikan bersama guru, unsur komite sekolah dalam melaksanakan pembelajaran yang aktif dan menyenangkan, baik dilingkungan sekolah maupun di masyarakat setempat.

3.      Mengembangkan peran serta masyarakat yang lebih aktif dalam masalah umum persekolahan dari unsur komite sekolah dalam membantu peningkatan mutu sekolah.

Pimpinan lembaga pendidikan harus mulai membaca kecenderungan masyarakat ke depan, kemudian merancang strategi baru terkait dengan penjaminan mutu pendidikan.

Adapun strategi pengelolaan program dapat ditempuh antara lain dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Memberdayakan komite lembaga pendidikan dalam peningkatan mutu pembelajaran.

2.      Unsur pemerintah kabupaten/kota dalam hal ini instansi yang terkait antara lain Dinas Pendidikan., badan perencanaan Kabupaten/Kota, Kementrian Pendidikan Nasional (yang menangani pendidikan SD, SMP, dan SMA) dan Kementrian Agama (yang menangani pendidikan MI, MTS dan MA), Dewan Pendidikan Kabupaten/Kota terutama membantu dalam mengordinasikan dan membuat jaringan kerja (akses) ke dalam siklus kegiatan pemerintahan dan pembangunan pada umumnya dalam bidang pendidikan.

3.      Memberdayakan tenaga kependidikan, baik tenaga pengajar (guru), kepala sekolah, petugas bimbingan dan penyuluhan (BP) maupun staf kantor, pejabat-pejabat di tingkat kecamatan, unsur komite sekolah tentang Manajemen Berbasis Sekolah (MBS), pembelajaran yang bermutu dan peran serta masyarakat.

4. Peranan Manajemen dalam Implementasi Total Quality Management (TQM).

Tujuan kepemimpinan dalam suatu perusahaan adalah untu memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan sumber daya lainnya, memperbaiki kualitas untuk meningkatkan output dan secara simultan memberikan penghargaan atas prestasi kerja karyawan.

TQM merupakan trasformasi budaya yang didorong oleh definisi ulang (reengineering) terhadap peranan manajemen. Hal ini dikarenakan TQM merupakan paradigma manajerial baru. Paradigma manajerial sendiri mengandung pengertian cara berpikir dan bertindak dalam menjalankan bisnis. Pihak manajemen harus mengubah dirinya terlebih dahulu, baik aspek nilai, keyakinan, asumsi, maupun cara mereka menjalankan bisnis. Peranan merupakan tanggung jawab, perilaku, atau prestasi kinerja yang diharapkan dari seseorang yang memiliki posisi khusus. Dengan demikian, peranan manajemen puncak adalah tanggung jawab, perilaku, atau prestasi kinerja yang diharapkan karena posisi yang dipegangnya. Selain melaksanakan kepemimpinan yang diharapkan dapat memotivasi dan mengarahkan para karyawan untuk mencapai tujuan organisasi, manajemen puncak juga bertanggung jawab dalam mengatasi setiap penolakan terhadap perubahan ke arah manajemen baru. Dalam mengatasi penolakan terhadap perubahan tersebut, manajer puncak dapat menggunakan salah satu strategi berikut:

1.      Pendidikan dan Komunikasi

Pendidikan dan pelatihan karyawan diperlukan agar karyawan dapat lebih memahami maksud dan tujuan perlunya perubahan serta keterampilan mereka meningkat dalam mengimplementasikan TQM. Strategi ini digunakan bila informasi yang tersedia sangat kurang atau tidak akurat. Keuntungan strategi ini adalah bila karyawan telah diyakinkan maka mereka akan selalu mambantu implementasi perubahan ke arah TQM. Hanya saja kelemahan strategi ini adalah membutuhkan waktu lama, terutama bila karyawan dalam jumlah yang sangat banyak.

2.      Patisipasi dan Keterlibatan

Kondisi yang sesuai untuk strategi ini adalah bila manajemen puncak tidak memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk mendesain perubahan, sementara pihak manajer madya dan manajer tingkat bawah serta karyawan memiliki informasi dan kemungkinan besar untuk menolak perubahan. Keunggulan strategi ini adalah setiap orang yang berpartisipasi akan memiliki komitmen yang besar untuk melaksanakan perubahan. Meskipun demikian, strategi ini juga memiliki kelemahan, yaitu kemungkinan akan membuang waktu banayak bila perubahan yang dirancang ternyata tidak sesuai.

3.      Fasilitasi dan Dukungan

Strategi ini diterapkan bila orang menolak perubahan dikarenakan masalah masalah penyesuaian.

4.      Negosiasi dan Kesepakatan

Strategi ini cocok digunakan bila ada kemungkinan posisi atau kedudukan seseorang atau suatu kelompok terancam dengan adanya perubahan yang direncanakan.

5.      Manipulasi dan Cooptation

Strategi ini dapat diterapkan bila strategi lainnya tidak dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Strategi ini merupakan solusi masalah penolakan yang relatif cepat dan murah. Akan tetapi, suatu saat mungkin timbul masalah bila karyawan merasa dimanipulasi.

6.      Paksaan Secara Eksplisit dan Implisit

Strategi ini sesuai pada kondisi dimana faktor kecepatan merupakan pertimbangan utama dan inisiator perubahan memiliki kekuasaan yang besar. Strategi ini dapat memberikan hasil dalam waktu relatif singkat dan dapat mengatasi segala macam penolakan. Akan tetapi, strategi ini sangat riskan karena dapat menyebabkan kebencian yang mendalam terhadap sang inisiator perubahan.

5. Pendekatan Implementasi yang Harus Dihindari

Dalam implementasi Total Quality Management (TQM) tidak ada satu pun rumus, kiat atau cara tertentu berlaku universal, yang dapat menghasilkan kesuksesan dalam segala kondisi dan untuk semua organisasi. Setiap organisasi harus mengadaptasi ide-ide den teknik-teknik yang sesuai dengan situasi organisasinya, kekuatan dan kelemahan yang dimiliki, budaya organisasi dan situasi bisnis yang digeluti organisasi tersebut.

Meskipun tidak ada cara yang tepat untuk menerapkan TQM, tetapi ada asas-asas atau fundamental yang berlaku dalam setiap implementasi TQM. Organisasi harus menggunakan pendekatan yang terstruktur yang memanfaatkan kekuatan, budaya, situasi bisnis, dan kepribadian yang terlibat. Langkah-langkah awal harus dilakukan secara hati-hati, tidak tergesa-gesa, dan dipantau dengan baik. Data harus dipelajari dan setiap orang harus didengarkan. Umpan balik yang diperoleh dapat digunakan untuk melakukan perbaikan yang dibutuhkan. Komunikasi merupakan faktor yang sangat penting dalam mendukung kesuksesan penerapan TQM.

Agar implementasi Total Quality Management (TQM) dapat berjalan dengan sukses, perusahaan harus mempelajari semua informasi yang ada, baik mengenai implementasi yang sukses maupun yang gagal diperusahaan lain. Ada beberapa pendekatan implementasi TQM yang harus dihindari yaitu sebagai berikut:

1.      Jangan melatih semua karyawan sekaligus

Pelatihan yang diberikan kepada sebagian besar karyawan pada tahap awal implementasi TQM bukanlah pendekatan yang benar. Hal ini disebabkan beberapa hal yaitu memerlukan dana yang sangat besar, tidak semua orang membutuhkan pelatihan pada saat yang bersamaan, sebagian besar karyawan yang telah dilatih akan melupakan apa yang telah mereka pelajari sebelum sempat menerapkannya. Pendekatan yang lebih baik adalah memberikan pelatihan hanya kepada kelompok kecil karyawan pada saat mereka membutuhkannya.

2.      Jangan tergesa-gesa menerapkan TQM dengan melibatkan terlalu banyak orang dalam satu tim.

Taichi Ohno menerapkan gugus kendali mutu di Toyota secara bertahap. Ia mulai dengan pembentukan tim proses produksi. Ia berpendapat bahwa tim-tim kecil dengan keterampilan yang dibutuhkan oleh proses yang lebih luas akan lebih efisien dari pada operator individual dalam pabrik produksi massa. Selain proses perakitan normal, ia juga menugaskan kelompok kecil tersebut untuk melakukan pemeriksaan kualitas dan memelihara mesin secara rutin. Ia juga mengalokasikan waktu bagi tim tersebut untuk mendiskusikan pekerjaan mereka dan mengembangkan cara untuk memperbaiki proses kerja mereka.

3.      Implementasi TQM tidak boleh didelegasikan

Selain memiliki komitmen utuh terhadap TQM, manajemen juga harus terlibat langsung secara personal dan aktif dalam implementasi TQM sehari-hari. Ia tidak boleh mendelegasikan implementasinya kepada pihak lain. Tanpa adanya keterlibatan manajemen dan karyawan, maka penerapan TQM akan sulit berhasil.

4.      Jangan memulai implementasi bila manajemen belum benar-benar siap

Agar dapat menerapkan suatu sistem baru seperti TQM, manajemen harus benar-benar memahami segala sesuatu mengenai TQM sebelum mencobanya. Bila hal ini tidak dapat dipenuhi, maka usaha yang dilakukan akan sia-sia.[2]

6. Fase Fase Implementasi Total Quality Management (TQM).

Implementasi TQM bukanlah suatu pendekatan yang sifatnya langsung jadi atau hasilnya diperoleh dalam waktu sekejap, tetapi membutuhkan suatu proses yang sistematis. Macam-macam fase yaitu :

1.      Fase persiapan

Fase ini terdiri atas 10 langkah, sebelum langkah pertama dapat dimulai syarat utama yang harus dipenuhi adalah adanya komitmen penuh dari manajemen puncak atas waktu dan sumber daya yang dibutuhkan. Langkah-langkah sebagai berikut :

a.       Membentuk Total Quality Steering Commite

b.      Membentuk Tim

c.       Pelatihan Total Quality Management (TQM)

d.      Menyusun pernyataan visi dan prinsip sebagai pedoman

e.       Menyusun tujuan umum

f.       Komunikasi dan publikasi

g.      Identifikasi kekuatan dan kelemahan

h.      Identifikasi pendukung dan penolak

i.        Memperkirakan sikap karyawan

j.        Mengukur kepuasan pelanggan

2.      Fase perencanaan

Fase ini terdiri dari 4 langkah yaitu :

a.       Merencanakan pendekatan implementasi, kemudian menggunakan siklus plan/do/check/adjust.

b.      Identifikasi proyek

c.       Komposisi Tim

d.      Pelatihan Tim

3.      Fase pelaksanaan

Fase ini terdiri dari 5 langkah yaitu :

a.       Penggiatan Tim

b.      Umpan balik kepada steering committee

c.       Umpan balik dari pelanggan

d.      Umpan balik dari karyawan

e.       Memodifikasi infrastruktur[3]

BAB III

PENUTUP

1. Kesimpulan

Total Quality Management (TQM) adalah suatu pendekatan dalam usaha memaksimalkan daya saing melalui perbaikan terus-menerus atas jasa, manusia, produk dan lingkungan. Di dalam total quality management (TQM), terdapat serangkaian usaha untuk memaksimalkansemua fungsi organisasi dalam falsafah holistis yang dibangun berdasarkan konsep mutu, kerja tim, efektifitas, dan prestasi serta kepuasan pelanggan.

DAFTAR PUSTAKA

Aminatul Zahro, 2014, Total Quality Management, Yokyakarta: Ar-Ruzz Media.

Nur Nasution, 2004, Manajemen Mutu Terpadu, Bogor : Ghalia Indonesia.

---

[1]  Zahro Aminatul, 2014, Total Quality Management, Yokyakarta: Ar-Ruzz Media.

[2] Nasution Nur, 2004, Manajemen Mutu Terpadu, Bogor : Ghalia Indonesia

[3]